Thực tế, mật khẩu đăng nhập của Windows rất dễ dàng bị phá. Thêm nữa là bất kỳ ai có thể sử dụng máy tính của bạn đủ lâu để khởi động hệ thống từ một đĩa CD đều có thể sao chép toàn bộ dữ liệu trên máy của bạnmà không cần đến bất kỳ một mật khẩu nào. Không chỉ mỗi mật khẩu đăng nhập của Windows có thể bị phá, bạn cũng không thể tin cậy các mật khẩu của Trình soạn thảo Microsoft Word hay Adobe Acrobat. Do đó bảo vệ mật khẩu tập tin và thư mục đang được sử dụng bằng cách mã hóa chúng.

Để hiểu mã hóa là gì hãy đón đọc bài viết Hiểu sâu về mã hóa dữ liệu của chúng tôi nhé.

Mã hóa thông tin của bạn giống như việc cất chúng trong các két an toàn được khóa lại. Chỉ những ai có chìa khóa hoặc biết tổ hợp khóa (một chìa khóa mật mã hay một mật khẩu, trong trường hợp này) mới có thể mở được.

Tạo kho lưu trữ được mã hóa

Windows XP cho phép bạn tạo tệp ZIP được bảo vệ bằng mật khẩu, nhưng Windows 7 thì không. Bạn có thể tải về một chương trình miễn phí của bên thứ 3, nén file lại, nó sẽ giúp bạn xử lý.

Có rất nhiều chương trình nén tập tin bạn có thể sử dụng, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở 7-Zip .

Sau khi cài đặt 7-Zip, sử dụng nó để tạo một kho lưu trữ mới – hoặc thông qua tùy chọn 7-Zip trong menu chuột phải của Windows Explorer hoặc nút Add trong ứng dụng 7-Zip. Bạn có thể chỉ định mật khẩu cho kho lưu trữ của mình – hãy chắc chắn để AES-256 được chọn làm loại mã hoá. Bất kỳ tệp và thư mục nào bạn thêm vào tệp .zip (hoặc bất kỳ loại tệp lưu trữ nào bạn chọn tạo) sẽ được mã hóa bằng mật khẩu đã chọn của bạn. Bạn cần phải nhập mật khẩu khi mở tệp lưu trữ trong tương lai.

Mã hóa văn bản Office

Microsoft Office cho phép bạn áp dụng mã hoá cho các tài liệu, bảo mật chúng bằng mật khẩu. Microsoft đã chuyển sang mã hóa AES trong Office 2007, vì vậy nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office trước, mã hóa sẽ không ở đâu gần như an toàn.

Để bảo vệ mật khẩu tài liệu trong Office 2010 hoặc mới hơn, hãy nhấp vào menu Tệp, nhấp vào nút Tài liệu Bảo mật trong phần Thông tin và chọn Mã hóa bằng Mật khẩu. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu, bạn sẽ phải cung cấp mỗi khi bạn mở tài liệu trong tương lai. Bạn cũng có thể giải mã hoàn toàn tài liệu trong tương lai, loại bỏ sự cần thiết cho một mật khẩu.

Các chương trình năng suất khác có thể cung cấp các tính năng tương tự. Ví dụ: Adobe Acrobat cho phép bạn tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, nếu mã hoá của Office không phải là kiểu của bạn.

Sử dụng các tính năng mã hóa Windows tích hợp

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Professional hoặc Enterprise của Windows, bạn cũng có quyền truy cập vào một số tính năng mã hóa đặc biệt. Các phiên bản Windows chủ – và phiên bản tiêu chuẩn của Windows 8, về mặt kỹ thuật không phải là phiên bản “nhà” – không có quyền truy cập vào các tính năng này. Các phiên bản chuyên nghiệp của Windows bao gồm hai tính năng mã hóa sau:

BitLocker , cho phép bạn tạo khối tin mật mã trên ổ đĩa, bao gồm ổ USB flash bên ngoài . BitLocker hoạt động tương tự như TrueCrypt, vì vậy bạn có thể sử dụng một tính năng tương tự trên các phiên bản Windows phổ biến hơn.

Encrypting File System (EFS), cho phép bạn mã hóa các thư mục và tập tin cá nhân. Để sử dụng tính năng này, nhấp chuột phải vào một tệp tin hoặc thư mục, chọn Properties và nhấp vào nút Advanced trên tab General. Bật tính năng Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu – điều này sẽ chuyển sang màu xám nếu bạn không sử dụng phiên bản chính xác của Windows. Các tập tin được mã hoá cơ bản bằng mật khẩu tài khoản người dùng Windows, vì vậy bạn sẽ mất mật khẩu khi quên mật khẩu Windows. Lưu ý rằng các tệp này chỉ được mã hóa khi được lưu trữ trên ổ cứng của bạn, vì vậy bạn không thể gửi email chúng một cách an toàn mà không mã hóa chúng theo một cách khác.

Xem thêm bài viết: Thách thức và bảo mật mã hóa dữ liệu trong thời đại công nghệ số